Постановления 2013. 2016

18.07.2013 08:07 Постановление № 19

               

 

 

АДМИНИСТРАЦИЯ ЛОИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

 СМОЛЕНСКОГО РАЙОНА              СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 от18. 07.2013г.             № 19

 

 

 Об утверждении положений

о   ведомственном     архиве

и экспертной комиссии.

 

 В соответствии с правилами, установленными Федеральной архивной службой России с целью учета, обеспечения сохранности, подготовки и своевременной передачи документов на государственное хранение:

 

1. Назначить ответственных:

- за ведение архива Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области Лапеченкову Л.Ф. - менеджера Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области

за ведение делопроизводства Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области Горбачеву Л.А.- - менеджера Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области

2.   Для   организации   проведения   работы   по   экспертизе ценности    документальных    материалов    и    их    отбору    для дальнейшей   передачи   на  государственное  хранение   утвердить постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Лапеченков Н.С.  – Глава муниципального образования Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области                           

- председатель комиссии

Лапеченкова Л.Ф.    – менеджер Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области- секретарь комиссии

Члены комиссии:

Тюкавина Л.М.       – ст. менеджер-гл. бухгалтер Администрации Лоинского сельского поселения                              

Горбачева Л.А. -  менеджер Администрации Лоинского сельского поселения                             

Ефременкова И.Е. –ст. инспектор-бухгалтер Администрации Лоинского сельского поселения

3. Утвердить Положения о ведомственном архиве (приложение № 1) и постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) (приложение № 2).

Глава муниципального образования

Лоинского сельского поселения

Смоленского района Смоленской области                        Н.С. Лапеченков

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1 к постановлению               Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области № 19 от 18.07.2013г.   

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ

Администрации Лоинского сельского поселения

Смоленского района Смоленской области

1. Общие положения

1.1 .Документы Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области , имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области»

До передачи на хранение в архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области эти документы временно в пределах, установленных «Положением об Архивном фонде Смоленской области и архивах», хранятся в архиве Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области

1.2. Администрация Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральной архивной службой России, обеспечивает своевременную передачу этих документов на хранение в архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Администрации Лоинского сельского поселения несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. Администрация Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче в архивный отдел создает ведомственный архив муниципального образования. Администрация Лоинского сельского поселения  обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием.

1.4. Ведение архива возложено на лицо, ответственное за архив.

1.5. В своей работе архив Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области руководствуется законодательством Российской Федерации,
 законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, Главы муниципального образования Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области, правилами и другими нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, методическими указаниями Департамента Смоленской области по культуре и туризму, архивного отдела
Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области и настоящим положением.
 
1.6. Положение об архиве Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается  постановлением Администраци   Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области по согласованию с архивным отделом Администрации муниципального образования.

1.7. Архив Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области работает по планам, утвержденным Главой  муниципального образования Лоинского сельского поселения Смоленского района  Смоленской области и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет Глава  муниципального образования.

1.9.            Организационно-методическое руководство
деятельностью архива учреждения осуществляет архивный отдел
Администрации муниципального образования.

2. Состав документов архива:                   

      В архив поступают:

2.1.законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений - предшественников;

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области Смоленской области;

2.4. научно-справочный аппарат   к документам архива.

 

3. Задачи и функции архива:

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1.комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом   2  настоящего положения;

3.1.2.учет, обеспечение сохранности, ежегодный сбор описей образовавшихся дел из подразделений и создание сводной описи дел постоянного хранения, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на архивное хранение в архивный отдел муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральной архивной службой России;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет   следующие функции:

3.2.1. принимает, учитывает и хранит подготовленные и оформленные документы  Лоинского сельского поселения  ежегодно, не позднее, чем через 1 год после завершения делопроизводством, обрабатывает документы  Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области,  в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой России;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с архивным отделом Администрации        муниципального образования «Смоленский район» график
представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной
комиссии Департамента Смоленской области по культуре и туризму  и передачи документов Архивного фонда РФ на архивное хранение;

3.2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области и ЭПК Департамента Смоленской области по культуре и туризму;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, редактирует историческую справку по Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района  Смоленской области;

3.2.6. организует использование документов:

- информирует руководство и работников администрации Лоинского сельского поселения о составе и содержании документов ведомственного архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в присутствии сотрудников Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7.  участвует в работе экспертной комиссии Администрации Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области;

3.2.8. составляет номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области

3.2.9. ежегодно представляет в архивный отдел Администрации муниципального образования сведения о составе и объеме документов в виде Паспорта ведомственного архива;

3.2.10. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в муниципальный архив Смоленского района документы Архивного фонда РФ.

 

4. Права архива.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1 контролировать в структурных подразделениях выполнение установленных правил работы с документами Администрации Лоинского сельского поселения;

4.2. запрашивать от структурных подразделений и должностных лиц администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность ответственного за ведение архива                                                       

Архив совместно с Главой муниципального образования Лоинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области  несет ответственность за:

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированное уничтожение документов, а также самовольное внесение изменений в архивные документы, либо утвержденные описи с законченным делопроизводством;

необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник архивного отдела
Администрации муниципального
образования «Смоленский район» Смоленской области                                Д.А. Петракова                                                                           
«      »                                  2013 г.